Antes de tudo
Quase todo pedido que chega como "cria um e-mail para mim" não precisa de conta nova. Endereço e caixa de entrada são coisas diferentes: dá para ter um endereço funcionando, recebendo, respondendo e aparecendo como remetente, sem que exista uma conta paga por trás dele.
A conta de usuário é o único formato que consome licença. Todos os outros saem de graça. Por isso vale um minuto de leitura antes de abrir o pedido: na maior parte dos casos a resposta certa é alias, grupo ou delegação, e o pedido sai resolvido no mesmo dia em vez de virar uma conversa de ida e volta.
Somos uma empresa de tecnologia. O mínimo que se espera de qualquer área aqui é pedir pelo que a coisa é, e não pelo nome que a gente usava antes de saber a diferença.
A regra curta
Pessoa que trabalha aqui recebe conta. Função, área e assunto recebem grupo. Quem já tem conta e precisa de um segundo nome recebe alias. Pasta e sistema recebem grupo de segurança. Sistema que dispara e-mail recebe conta de serviço.
Os dez formatos que existem
Caixa de entrada conta de usuário
Licença mensal por pessoaUma conta de verdade: login, senha, verificação em duas etapas, Drive, Agenda, Meet e uma caixa com espaço próprio.
- Peça quando
- Alguém vai trabalhar dentro do Workspace no dia a dia.
- Não peça quando
- Só precisa que mensagens cheguem em algum lugar. Isso é alias ou grupo, e não custa nada.
- O que saber antes
- Uma conta é de uma pessoa. Duas pessoas na mesma conta não é permitido: quebra o registro de quem fez o quê e inviabiliza a verificação em duas etapas.
Alias máscara de e-mail
Sem custoApelido apontando para uma conta que já existe. A mensagem cai na mesma caixa, e a pessoa consegue responder usando o alias depois de configurar o "Enviar como" no Gmail.
- Peça quando
- Uma pessoa só precisa atender também por outro nome.
- Não peça quando
- O endereço é de uma função que troca de dono com o tempo. Alias morre junto com a conta e o próximo dono herda um endereço travado.
- O que saber antes
- Até 30 aliases por conta. Alias não tem senha, não faz login e não tem Drive próprio. Um mesmo alias só pode pertencer a uma conta.
Grupo lista de distribuição
Sem custoUm endereço que entrega cópia na caixa de cada membro. Não tem senha e não faz login.
- Peça quando
- Duas ou mais pessoas precisam receber o mesmo e-mail, e qualquer uma pode responder.
- Não peça quando
- Vocês precisam saber quem já respondeu o quê. Para isso existe a caixa colaborativa, logo abaixo.
- O que saber antes
- Quem responde, responde da própria caixa. O histórico fica espalhado e não há noção de pendência.
Grupo com caixa colaborativa atendimento simples
Sem custoO mesmo grupo, com a caixa colaborativa ligada: dá para atribuir responsável, marcar como resolvido e ver o que está em aberto.
- Peça quando
- O endereço é porta de entrada de demanda e mais de uma pessoa atende.
- Não peça quando
- O volume já pede fila, prazo e relatório. Aí o caminho é uma ferramenta de atendimento, não o Google Groups.
- O que saber antes
- É um controle de pendência simples. Não tem SLA, macro, automação nem relatório.
Grupo de comunicado anúncio
Sem custoGrupo em que só quem é autorizado publica e o resto apenas recebe. Evita o responder a todos indevido.
- Peça quando
- Comunicado que desce sem discussão, para um público definido.
- Não peça quando
- O público é um dos níveis que já existem. Confira antes de pedir mais um.
- O que saber antes
- Já existem grupos por nível: Board e Sócios, Lideranças e Equipe geral. Público novo por nível hierárquico é pedido de Pessoas, não de Tecnologia.
Grupo de segurança controle de acesso
Sem custoNão é um endereço para escrever, é um controle de acesso. A pessoa entra no grupo e herda a permissão. Sai do grupo e perde na hora.
- Peça quando
- Precisa liberar pasta do Drive, repositório, console ou qualquer sistema que aceite grupo.
- Não peça quando
- O que você quer é um endereço para escrever. Grupo de segurança não é caixa de e-mail, ele só carrega permissão.
- O que saber antes
- A marcação de segurança não volta atrás. Um grupo comum pode virar de segurança, o contrário não. Grupo de segurança também não aceita grupo externo como membro.
Grupo dinâmico lista que se atualiza sozinha
Depende da edição do planoA lista de membros é uma consulta, não uma lista escrita à mão. "Todo mundo de Engenharia" se atualiza sozinho quando alguém entra, sai ou muda de área.
- Peça quando
- O público é exatamente um recorte do organograma e ninguém quer manter a lista na unha.
- Não peça quando
- O público é um recorte que não existe no cadastro, como "quem participa do projeto X".
- O que saber antes
- Disponível nas edições Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education e Cloud Identity Premium. Confirme com Tecnologia se o nosso plano cobre antes de contar com isso.
Delegação de caixa acesso à caixa de outra pessoa
Sem custoLer e responder a caixa de outra pessoa sem senha e sem conta nova. A mensagem sai identificada como enviada pelo delegado.
- Peça quando
- Assistente atende a caixa de um sócio, ou alguém cobre férias de outra pessoa.
- Não peça quando
- Três ou mais pessoas atendem o mesmo assunto. Isso é caixa colaborativa, não delegação.
- O que saber antes
- O delegado não vê Drive nem Agenda por causa da delegação, e não troca a senha. Senha não se compartilha em nenhuma hipótese.
Conta de serviço envio automático de sistema
Sem custo de licençaEnvio automático de plataforma não sai de caixa de pessoa. A credencial de envio fica com Tecnologia e o remetente é configurado no domínio.
- Peça quando
- Um sistema dispara notificação, recibo, alerta ou aviso de cobrança.
- Não peça quando
- Alguém vai ler as respostas. Se o endereço precisa receber, ele também vira um grupo.
- O que saber antes
- Nada de senha de aplicativo e nada de delegação em todo o domínio. A credencial não circula fora de Tecnologia.
Usuário arquivado caixa de quem saiu
Licença de arquivamento, mais barata que a cheiaA conta de quem saiu fica preservada para consulta e retenção, sem login e sem receber mensagem nova.
- Peça quando
- Existe obrigação legal, contratual ou de investigação que peça guardar a caixa inteira.
- Não peça quando
- Só é preciso não perder mensagem nova. Nesse caso o endereço vira alias de quem assumiu, ou um grupo, e a conta é encerrada.
- O que saber antes
- Também depende da edição do plano. A licença é mais barata que a cheia, mas continua sendo custo recorrente: arquivar por precaução sai caro no fim do ano.
Resumo em uma tela
| Formato | Custo | Faz login | Quantas pessoas | Serve para |
|---|---|---|---|---|
| Caixa de entrada | Licença | Sim | Uma pessoa | Trabalhar no Workspace |
| Alias | Não | Não | Uma pessoa | Segundo nome de quem já tem conta |
| Grupo | Não | Não | Várias | Todo mundo recebe a cópia |
| Caixa colaborativa | Não | Não | Várias | Saber quem está cuidando |
| Comunicado | Não | Não | Várias | Poucos publicam, muitos recebem |
| Grupo de segurança | Não | Não | Várias | Permissão em pasta e sistema |
| Grupo dinâmico | Depende do plano | Não | Várias | Recorte do organograma |
| Delegação | Não | Não | Poucas | Atender a caixa de outra pessoa |
| Conta de serviço | Não | Não | Nenhuma | Sistema disparando e-mail |
| Usuário arquivado | Licença reduzida | Não | Nenhuma | Guardar a caixa de quem saiu |
Os quatro pedidos que sempre voltam
Conta para quem só precisa receber
Estagiário de agência, contador, auditor, fornecedor. Se a pessoa não vai usar Drive, Agenda e Meet no nosso domínio, ela não precisa de conta nossa. Ela precisa estar em um grupo, ou receber compartilhamento no e-mail dela mesma.
Endereço de função no nome de uma pessoa
Pedir contato.fulano@ resolve hoje e cria problema quando a pessoa sai. Endereço de função é grupo, e grupo sobrevive à troca de dono sem ninguém precisar migrar nada.
Senha compartilhada
Nenhuma senha nossa é compartilhada, nem entre duas pessoas do mesmo time. Se hoje alguém usa a senha de outra pessoa para atender uma caixa, isso é delegação mal resolvida. Avise, que a gente corrige sem alarde.
Manter a conta de quem saiu ligada
Conta de pessoa desligada continua consumindo licença e continua sendo uma porta aberta. O caminho é encerrar e transformar o endereço em alias de quem assumiu, ou em grupo, para nenhuma mensagem se perder.
Para quem enviar
Tecnologia e Segurança da Informação
Praticamente tudo: alias, grupo, caixa colaborativa, delegação, grupo de segurança, conta de serviço e o encerramento de conta de quem saiu.
Cultura e Pessoas
O que nasce do processo de gente: conta de pessoa nova, que vem junto com a admissão, e público de comunicado por nível hierárquico, que é informação que só Pessoas tem.
O formulário abaixo já indica o destino certo no fim, e o botão de enviar abre o e-mail para o endereço da área responsável, com o texto pronto.
O prazo é o mesmo nas duas áreas
Conte com 1 dia útil no mínimo, a partir do momento em que o pedido chega completo. Vale para Tecnologia e para Pessoas, e vale para qualquer formato, inclusive alias e grupo, que são rápidos de criar mas ainda assim mexem em permissão e em quem recebe o quê.
Pedido para o mesmo dia não existe. Se a data já está marcada, como a entrada de alguém novo ou o disparo de uma campanha, peça assim que a data for definida e não na véspera. Pedido incompleto reinicia a contagem quando as informações faltantes chegam.
Monte o seu pedido
Responda no máximo cinco perguntas. O formulário mostra só o que é relevante para o seu caso, indica o formato, o custo e a área responsável, e monta o texto do pedido no fim.
Na dúvida, descreva o objetivo
Se nenhuma linha do formulário parece com o seu caso, não force. Escreva para security@biglink.io contando o que você precisa que aconteça, quem precisa receber e por quanto tempo. A escolha do formato fica por nossa conta.